Erfassen Sie noch manuell? Vorteile eines Zeiterfassungssystems
Das Urteil:
Das Bundesarbeitsgericht (BAG AZ.: 1 ABR 22/21) hat mit dem Beschluss vom 13. September 2022 entschieden, dass Unternehmen zur Erfassung der Arbeitszeiten der Arbeitnehmenden verpflichtet sind.
Grund ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) in 2019, wonach Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) die Unternehmen verpflichten müssen, die genauen Arbeitszeiten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer systematisch und umfassend zu erfassen. Nur so könne sichergestellt sein, dass die im EU-Recht zugesicherten Rechte der Arbeitnehmenden eingehalten werden. Im Fokus stand die Prüfung der Höchstarbeitszeiten.
Die Konsequenz:
Durch die Entscheidung des BAG sind alle Unternehmen ab sofort dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmenden zu erfassen. Die Erfassung ist mittels geeigneter Zeiterfassungssysteme aufzuzeichnen. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmenden grundsätzlich ein System bereit zu stellen, mit dem die geleisteten Arbeitszeiten der Beschäftigten zuverlässig erfasst werden können.
Das gilt für alle? Willkommen in der Unsicherheit, denn das deutsche Arbeitsrecht muss entsprechend angepasst werden. Es gibt offene Fragen wie beispielsweise
• welche Vorgaben gilt es beim Erfassungssystem einzuhalten,
• gibt es Ausnahmen für kleine Unternehmen,
• wie lange hat das Unternehmen Zeit zur Einführung einer Software.
Ist Excel oder eine handgeschriebene Liste das geeignete Erfassungssystem?
Laut BAG (Bundesarbeitsgericht Urteil vom 13.09.2022, Aktenzeichen 1AABR22/21) sind die Zeiten verlässlich zu erfassen und für die Beschäftigten einzusehen sein. Das ist mit einer Excelliste bedingt möglich und bedarf Tiefenwissen in den Funktionen. Ebenso ist es in der Praxis für Außendienstmitarbeiter nicht immer möglich eine Excelliste im Unternehmen einfach einzusehen bzw. seine Daten von unterwegs aus ohne Mehraufwand zu erfassen.
Sind flexible Vereinbarungen wie Vertrauensarbeitszeit noch möglich?
Ja, es dürfte möglich bleiben. Arbeitnehmende werden bei Vertrauensarbeitszeit an Ihren Ergebnissen gemessen. Der Arbeitgeber überlässt es dem Arbeitnehmenden wann er die Aufgaben bearbeitet. Zu beachten gilt, dass die Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Daher wird der Arbeitnehmende seine Arbeitszeiten zu diesem Zwecke dokumentieren müssen.
Da die Gesetzgeber bereits angekündigt hat, an flexiblen Arbeitszeitmodellen wie die Vertrauensarbeitszeit festzuhalten, erwartet man hier keine Anpassung des Arbeitszeitgesetzes.
Was sollte man tun?
Die Unternehmen, die derzeit kein adäquates System zur Zeiterfassung einsetzen, gehen mit der Inbetriebnahme einer entsprechenden Software den zukunftssicheren Weg. In diesem Zusammenhang gibt es komfortable und sichere Möglichkeiten die Zeitern der Mitarbeiter mit Hilfe eines Hardwareterminals, via Handy oder mit Hilfe eines "Softwareterminals" digital am PC zu erfassen. Die Daten können Sie dem Mitarbeiter jederzeit abrufbar darstellen und erfüllen damit die gesetzlichen Anforderungen, die für die Arbeitnehmenden ab sofort gültig sind.
Links zu den gesetzlichen Grundlagen:
Seiten des Bundesarbeitsgericht: 35/22 - Einführung elektronischer Zeiterfassung
Urteil des gerichtshofs (Große Kammer) vom 14.05.2019 EUGH
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Wer ist ACEA?
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Autor
Dirk Kappert, Diplom-Kaufmann und Geschäftsführer der ACEA GmbH begleitet Unternehmen und Organisationen im Bereich HR / Zutrittsmanagement. Er achtet auf optimale Workflows und achtet auf perfekte Schnittstellen. Dabei greift Herr Kappert auf langjährige Projekterfahrung zurück.
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