Wann kann ich mich befreien lassen?
Seit 2020 gilt die Verpflichtung zur digitalen Aufbewahrung
In Zeiten der Digitalisierung wird es immer wichtiger, dass auch Unterlagen in der Personalabteilung elektronisch archiviert und aufbewahrt werden. Dies betrifft vor allem Entgeltunterlagen von Arbeitnehmern. Seit 2020 gilt hierbei eine Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung, welche jedoch erst bis 2026 vollständig umgesetzt werden muss. Es besteht die Möglichkeit zur Befreiung von dieser Verpflichtung.
Wann kann ich mich befreien lassen? Dazu kommen wir später.
Welche Gesetze bilden die Grundlage?
Basierend auf dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModernG) sowie der dazugehörigen Verordnung zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StMVV). Diese Gesetze regeln die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen im Besteuerungsverfahren, einschließlich der Entgeltunterlagen von Arbeitnehmern. Zusätzlich gelten auch datenschutzrechtliche Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Weiterhin können auch arbeitsrechtliche Vorschriften relevant sein, insbesondere im Hinblick auf die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einführung von elektronischen Systemen zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen.
Zu betonen ist die Wichtigkeit der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und der Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Dokumente bei der elektronischen Aufbewahrung. Dies ist entscheidend, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten und im Falle von Kontrollen seitens der Behörden auf der sicheren Seite zu sein.
Sie nutzen bereits eine digitale Personalakte?
Arbeitgeber, die die Entgeltunterlagen ihrer Mitarbeiter bereits elektronisch aufbewahren, müssen diese Aufbewahrung lediglich den gesetzlichen Anforderungen anpassen. Hierbei sind die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Dokumente entscheidende Faktoren. Auch sollten die Dokumente über einen längeren Zeitraum zugänglich sein und in einem angemessenen Format archiviert werden.
Wichtig ist, dass diese Anforderungen erfüllt sind, um im Falle von Kontrollen seitens des Finanzamts oder anderer Behörden auf der sicheren Seite zu sein.
Sie lieben Ihre Ordner?
Für Arbeitgeber, die noch keine elektronische Archivierung ihrer Entgeltunterlagen nutzen, stellt sich nun die Frage, ob sie dieser Pflicht nachkommen müssen oder nicht.
Hier gibt es die Möglichkeit zur Befreiung, wenn die Umsetzung der elektronischen Aufbewahrung mit unverhältnismäßig hohen Kosten verbunden ist. Um diese Befreiung zu erlangen, muss der Arbeitgeber einen Antrag stellen und die Gründe für die Unverhältnismäßigkeit der Kosten darlegen.
Das Für und Wider!
Wichtig ist, dass bei der Entscheidung zur elektronischen Archivierung von Entgeltunterlagen alle Vor- und Nachteile abgewogen werden. Einerseits kann die elektronische Archivierung Kosten sparen und den Zugriff auf die Unterlagen erleichtern. Andererseits müssen jedoch auch die technischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen beachtet werden, um ungewollte Folgen zu vermeiden. Es ist wichtig einen professionellen Partner an der Seite zu haben, der Sie bei der Umsetzung kompetent begleitet.
Fazit:
Insgesamt zeigt sich, dass die elektronische Archivierung von Entgeltunterlagen eine sinnvolle Maßnahme darstellt, um den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden. Arbeitgeber sollten jedoch stets darauf achten, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und gegebenenfalls eine Befreiung von der Pflicht zur elektronischen Archivierung beantragen. Nur so können sie sicherstellen, dass sie im Falle von Kontrollen auf der sicheren Seite sind.
Wer unterstützt mich?
Unternehmen die sich informieren möchten, können sich mit uns in Verbindung setzen. Wir beraten Sie in einem unverbindlichen Gespräch. Vereinbaren Sie einfach einen Beratungstermin online unter: ACEA Beratungstermin HR
Wer ist ACEA?
Die ACEA GmbH hat sich auf betriebswirtschaftliche und sicherheitstechnische Lösungen spezialisiert. Unser Team setzt sich aus Spezialisten der Bereiche Security Management, Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Personal, Internet und Netzwerktechnik zusammen.
Autor
Dirk Kappert, Diplom-Kaufmann und Geschäftsführer der ACEA GmbH begleitet Unternehmen und Organisationen im Bereich HR / Zutrittsmanagement. Er achtet auf optimale Workflows und achtet auf perfekte Schnittstellen. Dabei greift Herr Kappert auf langjährige Projekterfahrung zurück.
Bildnachweis: Fotolia_41387053_Subscription