und damit bestmöglich für Ihren digitalen Workflow vorbereiten

Belege digitalisieren

Wünschen Sie Ihre Eingangsrechnungen auch lieber digital zu bearbeiten? Bringt Digitalisierung doch im ganzen Unternehmen einen enormen Mehrwert. Informationen werden digital viel schneller gefunden, Bearbeitungszeiten verkürzt und Rechnungen gehen nicht verloren. 
Oder digitalisieren Sie bereits, aber es klappt nicht so richtig?

Dann geben wir Ihnen hier 3 wertvolle Expertentipps. 

 

Der erste Schritt: Scannen des Belegs
Wie kann ich meinen Scanner optimal für die Belegerkennung konfigurieren? 
Ein Beleg wird gescannt. Das klingt erst einmal einfach. In der Praxis ist das Ergebnis oftmals nicht zufriedenstellen. Der gescannte Beleg wird vom Scanner erfasst und die erzeugte Datei ist beispielsweise

•  zu groß,
•  undeutlich,
•  unscharf,
•  wird nicht gut ausgelesen.

In diesem Fall ist es schwer, systemseitig eine voll automatisierte Belegerkennung Ihrer eingescannten Dokumente zuverlässig durchzuführen.

OCR-Erkennung voll ausreizen

Was heißt OCR eigentlich? OCR, Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) oder auch Texterkennung wandelt Dokumente wie beispielsweise TIFF oder PDF Dateien um. Diese Technik ermöglicht die Dokumente zu durchsuchen und legt somit den Grundstein für die digitale Bearbeitung.

Damit Sie die sogenannte OCR-Erkennung im vollen Maße ausreizen können, möchten wir Ihnen drei wertvolle Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie Ihre Scanner Konfiguration dahingehend optimieren. Denn die Qualität eines eingescanntes Dokument muss nicht gleich den optimalen Anforderungen einer OCR-Erkennung genügen.

Schon mit wenigen Anpassungen Ihrer Scanner Konfiguration wird die OCR-Erkennung (Texterkennung), sowie die Performance der Belegerkennung signifikant verbessert. 

 

Expertentipp 1: Auf die Größe kommt es an

Zu dem eingestellten TIFF-Format ist eine komprimierte Ausgabe der TIFF Datei empfehlenswert. Ohne diese Komprimierung, kann sich ein Beleg mit 15 Seiten im TIFF Dateiformat schon mal auf bis zu 450 MB aufblähen. 

Scanner bieten zum Beispiel unter anderem folgende Komprimierungsalgorithmen an: LZW (gut geeignet für SW-Belege), MMR oder MH. Im Scanner sollte unbedingt eine Komprimierung gewählt werden. Die gescannte Dateigröße kann sonst sehr groß werden. 

Ein Beispiel aus unserer Praxis: Bei unserem Kunden wurde ein Dokument ohne Komprimierung gescannt und hatte 400 MB. Ebenso war die Bearbeitung im Workflow langsam. Nach unserer Umkonfiguration wurde die Dateigröße auf 10 MB reduziert. Dies spart Platz und trägt zusätzlich positiv zur Verarbeitungsgeschwindigkeit der Belege bei.

 

Expertentipp 2: Weniger ist manchmal mehr

Die Anpassung der Farbtiefe ist ein Faktor, welcher zusätzlich die Größe der Belegdateien optimiert.
Generell kann eine geringe Farbtiefe beim Scannen eingestellt werden, sofern keine 100% Farbechtheit der Belege erforderlich ist. 

In den meisten Fällen sind 8Bit völlig ausreichend.

 

Expertentipp 3:  Schwarzseher bevorzugt

Professionelle Belegscanner erkennen bei entsprechender Einstellung, ob es sich bei Beleginhalt um Bilder oder Text handelt. Damit liest die OCR-Erkennung den Inhalt des Beleges besser aus. 

Tipp für die Scanner Hardware:
Oft lautet das Hilfe-Stichwort in den Scannereinstellungen „Texterkennung“ mit Konfigurationsoption „Farbe: Mono“. Daraus resultierend, wird der Text im Beleg nicht in Graustufen, sondern einfarbig in Schwarz dargestellt.

Dies ist ganz einfach zu kontrollieren. Zoomen Sie in einen Beleg mit schwarzer Schrift ganz nah heran. Hierbei sollten keine Farbabstufungen erkennbar sein und der gescannte Text nur die Farbe Schwarz enthalten.

Dies verbessert die Fähigkeit der OCR-Erkennung spürbar. Nachfolgend zeigen wir Ihnen zwei Beispiele:

Kein optimaler Scan: Text in Graustufen – ohne Texterkennung: 
 

Optimaler Scan: Text in Schwarz – mit Texterkennung:

Bei Eingangsrechnungen ist optimaler Scan Pflicht

Gerade bei Eingangsrechnungen ist die OCR Erkennung äußerst wichtig. Neben den Adress- und Positionsdaten werden auch buchhaltungsrelevante Informationen ausgelesen. Diese dienen als Grundlage für die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung uns müssen daher zuverlässig ausgelesen werden. 

 

Fazit:
Um eine optimale OCR Erkennung zu erreichen ist die richtige Konfiguration des Scanners eine wichtige Aufgabe. Ausstattungsmerkmale wie Einzelblatteinzug, automatische Dateiablage in Ihrem Firmennetzwerk und vor allem die oben genannten Scan-Funktionalitäten sind Grundlage für eine bestmögliche Bereitstellung der Dokumente. Damit legen Sie den Grundstein für die perfekte digitale Bearbeitung. 

Ein guter Scan spart viel Zeit und Platz.

 

IHK Initiative - Pack ma´s digital - ACEA ist dabei!
Wie wichtig Digitalisierung ist beweist die Initiative der IHK „Pack ma´s digital“ in München an der ACEA auch teilnimmt. Hier haben wir einen Sonderpreis für unsere aktive Unterstützung gewonnen. Wir berichteten in unserm Blog.

Die IHK Webseite finden Sie hier: https://www.ihk-muenchen.de/de/pack-mas-digital

Im Rahmen der Initiative hat ACEA mehrere unterstützende Maßnahme ins Leben gerufen. 

 

Kostenloser Digital-Check

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie für die digitale Bearbeitung von Belegen gerüstet sind? Wir klären das gerne in einem kostenfreien halbstündigen Telefonat mit Ihnen. 

Möchten Sie einen kostenlosen Digital-Check mit uns durchführen? Dann vereinbaren Sie Ihren Wunschtermin einfach online mit uns. https://www.acea.de/beratungstermin/dms

 

 

Autor:

Simeon Voigtländer, ACEA GmbH,

technischer Berater, unterstützt Unternehmen bei der Einführung eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses. Dabei achtet er auf die schnelle Einführung der Lösung und die berücksichtigt die individuellen Anforderungen. 

 

 

Bildnachweis. TeroVesalainen-pixabay-printer-2178754_1920