Integration und Workflowoptimierung ebenen den Weg zur Digitalisierung
Die ACEA GmbH hat sich auf betriebswirtschaftliche Lösungen spezialisiert. Unser Team setzt sich aus Spezialisten der Bereiche Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Personal, Internet und Netzwerktechnik zusammen. Wir sind im Bereich eCommerce seit 20 Jahren aktiv und haben in unzähligen Projekten Abläufe optimiert.
„old school“: Der Einkaufsprozess
Im Einkauf wird meist noch manuell gearbeitet. Zwar liefern viele ERP Systeme bereits den Bedarf und generieren daraus eine Bestellung. Jedoch wird der Vorgang der Beschaffung manuell, per Telefon oder vielleicht schon durch eine manuelle Bestellung im Shop des Lieferanten vorgenommen. Ein durchgängiger Datenaustausch von der Webbestellung bis zum ERP des Kunden liegt meist nicht vor.
Deutliches Ausbaupotenzial
Die Lünendonk-Studie zur Kundenzufriedenheit: Digitalisierter Einkauf verbessert Performance des Beschaffungsprozesses beschreibt es sehr schön. https://www.luenendonk.de/luenendonk-studie-zur-kundenzufriedenheit-digitalisierter-einkauf-verbessert-performance-des-beschaffungsprozesses/ Hier liegt noch deutliches Ausbaupotenzial. Schön formuliert für einen sehr hakeligen Bestellprozess im Unternehmen.
40.000 Transaktionen im Jahr
Nun weiß jeder Unternehmer, optimiert man Prozesse, läuft es besser und spart Kosten.
Der Onlineshop ist nur mit einer Schnittstelle an das ERP angebunden
Zahlungsvorgänge aus dem eCommerce werden manuell nacherfasst
Die Bestellung des Kunden wird auch beim Kunden manuell erfasst
Auftragsdaten werden manuell nachbearbeitet da der Shop nicht in das ERP integriert ist und Kundenkonditionen nicht korrekt anbietet
Der Lieferant lässt einen Datenaustausch im Shop nicht zu oder ist nicht in der Lage diesen Service anzubieten.
Diese Aufzählung könnte noch lange fortgeführt werden.
Stellen Sie sich einen Bestellprozess einmal vor. Welche Arbeitsschritte hängen grundsätzlich an einer Bestellung?
Bedarf ermitteln
Lieferanten anfragen
Lieferantenangebote vergleichen
Bestellung generieren
Bestellung an den Hersteller senden
Bestellung überwachen
Liefertermin im Verkauf mitteilen
Lieferung einlagern
Eingangsrechnung prüfen
In der Buchhaltung verbuchen
Bezahlung der Rechnung
Stellt sich die Frage, welche Schritte werden manuell in Ihrem Unternehmen durchgeführt bzw. müssen Sie manuell eingreifen?
In der o.g. Studie werden durchschnittlich 40.000 Transaktionen mit Lieferanten genannt, die ein Unternehmen pro Jahr abwickelt. Gehen wir davon aus, dass nur die Hälfte hiervon manuell bearbeitet werden, ist der Aufwand enorm!
Wie biete ich als Shopbetreiber einen echten Mehrwert für meine Kunden?
Folgende Funktionen sind beispielhaft Gründe für einen Shopbesucher in einem Webshop sofort zu bestellen:
Die eigenen Konditionen spiegeln sich auch online wieder
Lieferbedingungen und Zahlungskonditionen greifen im Shop
Der Käufer kann seinen Warenkorb importieren (zumindest Schnellbestellschein)
Der Käufer erhält digitale Rückmeldung aus dem Shop des Betreibers und importiert die Bestellung in sein ERP
Must have: Anwendungskomfort auf beiden Seiten
Anwendungskomfort auf Käufer- und Betreiberseite ist das must have. Wie oft ist im Bestellprozess der Griff zum Telefon nötig, da die Konditionen nicht korrekt dargestellt werden.
Wie werden Daten und Konditionen in Ihrem Haus aktualisiert. Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage schnell, selbstständig und just in time Daten zu ändern?
Können Sie während eines Telefonats mit dem Kunden dessen Rabatt in Ihrem ERP hinterlegen, so dass er sofort im Shop diese Kondition zur Verfügung hat?
Kann Ihr Vertriebsmitarbeiter den Warenkorb online mit dem Kunden bearbeiten?
Kann Ihr Kunde seine Wunschartikel per Knopfdruck in Ihr Shopsystem übergeben?
Um diese Fragen mit Ja beantworten zu können ist die richtige Softwarelösung die Grundlage für den perfekten Service. Definieren Sie Geschäftsabläufe klar und strukturiert. Nehmen Sie bei der Aufnahme Ihre Mitarbeiter mit ins Boot. Sie kennen die Feinheiten und Besonderheiten in den Abläufen und geben damit wertvolle Tipps.
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